E-Rechnung als Kleinunternehmer: Das müssen Sie wissen
Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer — nicht von der E-Rechnung. Seit Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht im B2B-Geschäft auch für sie.
Was gilt seit wann für Kleinunternehmer?
- •Seit 2025: Empfangspflicht — wenn ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und lesen können.
- •Bis Ende 2027: Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
- •Ab 1. Januar 2028: Rechnungen an andere Unternehmen müssen E-Rechnungen sein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
Die Besonderheit: keine Umsatzsteuer ausweisen
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus — das muss die E-Rechnung technisch korrekt abbilden. In der XRechnung geschieht das über die Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 und einem Befreiungsgrund, üblicherweise: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“
Wer stattdessen einfach 0 % als normalen Steuersatz einträgt (Kategorie S), produziert eine formal ungültige Rechnung — Kategorie S verlangt einen Steuersatz über 0. Das ist der häufigste Fehler bei selbstgebauten Kleinunternehmer-XRechnungen.
Brauchen Kleinunternehmer eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Wer eine Handvoll Rechnungen pro Monat schreibt, ist mit einem Online-Generator gut bedient: Formular ausfüllen, Kleinunternehmer-Häkchen setzen, XML herunterladen und per E-Mail verschicken. Zum Lesen empfangener E-Rechnungen genügt ein kostenloser Viewer.
Wichtig ist die Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen 8 Jahre unverändert archiviert werden — die XML-Datei selbst, nicht nur ein Ausdruck.
XRechnung mit § 19-UStG-Option: eine Checkbox, fertig.
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