Die E-Rechnungspflicht: Alle Fristen im Überblick

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Einführung bewusst gestaffelt, damit sich kleine Unternehmen später umstellen dürfen als große:

• •Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Der Versand per E-Mail genügt — der Empfänger darf ihn nicht ablehnen.
• •Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
• •Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen — auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter mit Umsatzsteuer-Option.

Was gilt als E-Rechnung — und was nicht?

Seit 2025 ist der Begriff gesetzlich definiert: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: die XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter XML).

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie zählt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die Ausstellungspflicht ab 2027/2028 nicht mehr. Auch eine eingescannte Papierrechnung oder eine Word-Datei erfüllen die Anforderungen nicht.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, einige wenige:

• •Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• •Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• •Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — hier bleibt die PDF erlaubt
• •Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG)

Was passiert bei Verstößen?

Wer ab der für ihn geltenden Frist keine E-Rechnung ausstellt, erfüllt seine umsatzsteuerlichen Pflichten nicht. Das kann den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden und im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen. Praktisch relevanter: Große Kunden werden Lieferantenrechnungen, die nicht der Norm entsprechen, zunehmend zurückweisen.

Was sollten kleine Unternehmen jetzt tun?

Erstens: Sicherstellen, dass eingehende XML-Rechnungen gelesen werden können — dafür genügt ein kostenloser Viewer. Zweitens: Rechtzeitig vor 2027/2028 einen Weg finden, eigene Rechnungen im richtigen Format auszustellen. Wer nur wenige Rechnungen pro Monat schreibt, braucht dafür keine Buchhaltungssoftware — ein Online-Generator reicht.